Giro Clienti: come funziona

Questa guida è scritta per chi non ha mai usato l'app. Prima spiega a cosa serve e come si comincia, poi (dalla sezione 4) spiega la logica: perché l'app propone un cliente piuttosto che un altro e come costruisce i giorni di viaggio.

1 · A cosa serve

Hai clienti sparsi in tante zone e non puoi andare da tutti ogni settimana. L'app risponde a una domanda sola: «Dove vado, e da chi, nei prossimi giorni?»

Per rispondere guarda tre cose di ogni cliente:

• Dove si trova: per mettere nello stesso giro clienti vicini tra loro e non fare avanti e indietro.
• Quanto fattura: un cliente che compra molto merita più attenzione di uno che compra poco.
• Ogni quanto ordina: se un cliente ordina di solito ogni due mesi e sono passati tre mesi, è il momento di andarlo a trovare.

Con questi tre elementi l'app dà a ogni cliente un punteggio di priorità e poi compone i giri: giorno per giorno, con tappe in ordine, chilometri, ore di guida e costo.

2 · Per iniziare (5 passi)

3 · Le cinque schede

In alto a destra, accanto al titolo, compare lo stato di sincronizzazione (☁ sincronizzato, oppure ☁ N da inviare se sei senza rete) e il numero di clienti con il fatturato degli ultimi 12 mesi.

4 · Come decide chi visitare

Per ogni cliente l'app calcola cinque valori, uno dopo l'altro. Sono tutti visibili nella scheda del cliente.

4.1 Fatturato e classe A / B / C

Il fatturato dei 12 mesi è la somma degli ordini degli ultimi 365 giorni. Per non penalizzare un buon cliente che per caso quest'anno ha ordinato poco, l'app usa come «valore» il maggiore tra questo fatturato e la metà del fatturato medio annuo storico.

Poi mette tutti i clienti in fila dal più al meno importante e li divide in classi:

• A: i clienti che insieme fanno il primo 80% del fatturato totale (di solito sono pochi: sono quelli che contano di più).
• B: quelli che portano il 15% successivo.
• C: tutti gli altri, e chi non ha fatturato.

4.2 Ogni quanto ordina (intervallo tipico)

L'app guarda le date degli ordini di quel cliente e calcola quanti giorni passano di solito tra un ordine e il successivo. Usa la mediana (il valore «di mezzo»), così un ordine fuori dal normale non sposta il risultato. Minimo 7 giorni. Se il cliente ha un solo ordine, l'intervallo non si può calcolare e l'app ipotizza 120 giorni.

4.3 Lo stato: è in ritardo?

Dividendo i giorni passati dall'ultimo ordine per l'intervallo tipico si ottiene un rapporto. Per esempio ordina ogni 60 giorni e l'ultimo ordine è di 90 giorni fa: rapporto 1,5.

L'app calcola anche la data del prossimo ordine atteso (ultimo ordine + intervallo tipico) e di quanti giorni è in ritardo.

4.4 La priorità (il punteggio da 0 a 100)

È il numero che compare accanto a ogni cliente. Unisce due ingredienti, con un peso che puoi cambiare in Dati → Impostazioni (di partenza: 45% fatturato, 55% frequenza):

• Valore: da 0 a 1, è la posizione del cliente nella classifica dei fatturati (il primo vale 1, l'ultimo 0).
• Urgenza: da 0 a 1. Si ricava dal rapporto del punto 4.3 (rapporto 2 o più = urgenza 1; rapporto 1 = 0,5). I dormienti valgono 0,55 e i clienti senza ordini 0,3: non scompaiono, ma non scavalcano chi è davvero in ritardo.
• Se hai visitato il cliente da meno di 21 giorni, il punteggio viene moltiplicato per 0,3: serve a non riproporlo subito.

Come ragionare sul peso: alza il fatturato (es. 70%) se vuoi che l'app guardi soprattutto ai clienti grossi; abbassalo (es. 20%) se ti interessa soprattutto non lasciare nessuno senza una visita.

5 · Come nasce un giro

Quando premi «Proponi giro» l'app lavora così.

5.1 Chi entra nella selezione

• Solo clienti con una posizione sulla mappa. I clienti senza posizione non possono entrare in nessun giro.
• Solo con priorità almeno 25 (impostabile in Dati → Priorità minima).
• Non quelli visitati da meno di 21 giorni e non quelli già in un giro pianificato per oggi o per il futuro.
• I filtri che scegli tu: classe (A, B, C) e province.
• Tra tutti, l'app tiene i 60 con la priorità più alta e lavora su quelli.

5.2 Le distanze sono su strada

Per i km e i tempi l'app chiede a un servizio di percorsi (OSRM, basato su OpenStreetMap) le distanze reali in auto tra il tuo punto di partenza e quei clienti. Accanto ai km compare «(su strada)». Se il servizio non risponde (ad esempio senza rete), usa la distanza in linea d'aria aumentata del 25% e te lo dice con un avviso. Le distanze già calcolate vengono ricordate, quindi le volte successive è più veloce.

5.3 Come riempie una giornata

1. Prende il cliente con la priorità più alta tra quelli rimasti: è la prima tappa del giorno.
2. Poi aggiunge, una alla volta, le tappe più «convenienti». Conviene un cliente con priorità alta e vicino a quelli già scelti: l'app divide la priorità per la distanza dal cliente più vicino già in giro (a 25 km di distanza il valore si dimezza). Così un cliente importante ma lontano batte uno poco importante sotto casa solo se la differenza è grande.
3. Prima di aggiungere una tappa controlla che la giornata resti nei tuoi limiti: massimo di clienti (6), di km tra andata e ritorno (350), di ore tra guida e visite (10, contando 45 minuti per visita). Se la tappa non ci sta, passa alla successiva; se nessuna ci sta, la giornata è completa.
4. Sistema le tappe nell'ordine che fa fare meno strada, partendo e tornando al tuo punto di partenza (a meno che tu non scelga l'ordine a mano: vedi 5.8).
5. Passa al giorno 2 e ripete, senza riusare i clienti già scelti, fino al numero di giorni richiesto.

Se un cliente da solo non sta nei limiti (troppo lontano per una giornata), viene scartato. Se non c'è nessun giro possibile l'app lo scrive e ti dice di controllare i limiti o le posizioni.

5.4 Cosa vedi nella proposta

• In cima i totali: km, costo dei viaggi (km × costo al chilometro) e il fatturato annuo dei clienti che visiti.
• Per ogni giorno: km, ore (guida + visite) e costo; per ogni tappa nome, indirizzo, km dalla tappa prima, fatturato, da quanto è in ritardo.
• ✕ toglie una tappa (il giro si ricalcola). Apri in Maps manda il percorso a Google Maps (massimo 9 tappe). Km reali ricalcola il giorno come un unico percorso. Aggiungi vicini propone altri clienti da inserire nel giorno (vedi 5.6). Pianifica… salva il giorno alla data scelta.

5.5 Giro a mano: scegli tu i clienti

Se sai già da chi vuoi andare, non serve la proposta automatica. Nella scheda Giro premi «Crea un giro a mano»:

1. Si apre l'elenco dei clienti con posizione, ordinato per priorità o per nome. Puoi cercare per nome o comune e filtrare per classe e provincia. Se alcuni clienti non hanno ancora la posizione, un avviso in alto lo dice e il pulsante «Trova le posizioni» la cerca subito.
2. Spunta i clienti che vuoi visitare quel giorno (fino a 60). In basso il pulsante dice quanti ne hai scelti.
3. Premi «Costruisci il giro»: l'app mette le tappe nell'ordine che fa fare meno strada (non l'ordine in cui le hai spuntate) e calcola km su strada, ore e costo.

Il giorno compare sotto «Proposta» con la scritta «a mano» e ha gli stessi pulsanti degli altri: togliere tappe, aprire Maps, aggiungere vicini, pianificare. Puoi creare più giorni a mano uno dopo l'altro, e anche mischiarli con quelli proposti dall'app. I limiti di km, ore e clienti non ti bloccano: se un giro li supera, compare un avviso arancione «Supera i limiti impostati», ma decidi tu.

5.6 «Aggiungi vicini»: completa un giro con clienti sulla strada

Quando vai da clienti importanti (per esempio di classe A) conviene approfittarne per passare anche da chi compra meno ma è lì vicino. Su ogni giorno della proposta, premi «Aggiungi vicini»:

• L'app cerca i clienti entro 50 km dalle tappe, che non siano già in un giro e non siano stati visitati da poco.
• Se nel giorno c'è almeno un cliente di classe A, mostra solo classi B e C (il pulsante «Solo classi B e C» si può spegnere per vedere tutti).
• Per ognuno calcola quanta strada e quanto tempo in più costa inserirlo nel giro (es. «+4,4 km · +9 min»), rifacendo il percorso con quella tappa dentro.
• Li mette in ordine di convenienza: priorità alta divisa per la strada in più. Un cliente in ritardo che costa 5 km extra viene prima di uno poco urgente che ne costa 25. Ne mostra al massimo 8.
• Con «＋ Aggiungi» lo inserisci: i totali del giorno si aggiornano e la lista dei suggerimenti si ricalcola (ora il giro è cambiato).

Funziona su qualunque giorno, anche su quelli proposti dall'app. Non cambia i clienti già nel giro e non li elimina.

5.7 Modificare un giro già pianificato

Un giro salvato non è definitivo. Nella lista «Giri pianificati» (solo quelli di oggi o futuri) premi «Modifica» sul giorno:

• Il giro torna sotto «Proposta» con la scritta «Giro del … · in modifica» e lo trovi aperto, con tutti i suoi pulsanti.
• ✕ toglie una tappa. «Aggiungi clienti» apre l'elenco per sceglierne altri (che vengono inseriti nell'ordine migliore). «Aggiungi vicini» propone i clienti sulla strada (5.6).
• «Salva modifiche» riscrive il giro sulla stessa data (puoi anche cambiare giorno). «Annulla modifica» lo lascia com'era.
• Finché lo modifichi, i suoi clienti sono liberi: puoi toglierne uno e metterlo in un altro giorno. Se esci senza salvare, il giro salvato resta invariato.
• Le visite già registrate non cambiano.

«Aggiungi clienti» funziona anche sui giorni appena proposti e su quelli a mano, non solo su quelli salvati.

5.8 Scegliere la sequenza e gli orari degli appuntamenti

Di solito l'app ordina le tappe per fare meno chilometri. Ma se hai degli appuntamenti, o vuoi andare prima da un certo cliente, puoi decidere tu.

• Sequenza a mano: su ogni tappa dei giri sotto «Proposta» (e dei giri in modifica) ci sono le frecce ▲ ▼: spostano la tappa su o giù di un posto. Appena ne usi una, il giro passa a «ordine tuo» (compare un'etichetta accanto al titolo): l'app non lo riordina più e ricalcola km, ore e costo sulla sequenza che hai scelto.
• Orario dell'appuntamento: sotto ogni tappa c'è il campo «Appuntamento»: scegli l'ora (facoltativa, solo per i clienti che hanno un orario). Impostare un orario attiva anche l'«ordine tuo», perché riordinare le tappe rovinerebbe gli appuntamenti.
• Controllo automatico: se hai messo almeno un orario, l'app ti dice a che ora devi partire dal punto di partenza per rispettare il primo appuntamento e ti avvisa in arancione se tra due appuntamenti non c'è il tempo di fare la strada e la visita (conta i minuti per visita delle Impostazioni), o se un orario cade prima di quello della tappa precedente.
• Tornare all'ordine migliore: «Ottimizza ordine» rifà la sequenza che fa meno strada. Attenzione: se hai degli orari, l'ordine cambierà e potrebbe non rispettarli più.
• Aggiungere o togliere tappe: se l'ordine è tuo, le tappe nuove vanno in fondo alla sequenza (puoi poi spostarle con le frecce); togliere una tappa non cambia l'ordine delle altre.
• Salvataggio: con «Pianifica…» o «Salva modifiche» si salvano anche sequenza e orari, e li vede anche l'altro utente. Nel giro pianificato l'orario compare sotto il cliente («Appuntamento alle 09:30»).

Gli orari sono promemoria e controllo: l'app non li manda a nessuno e non li mette in un calendario.

6 · Caricare i dati

I dati arrivano da file Excel o CSV. In Dati → Importa scegli il file: l'app riconosce da sola che tipo è, ti mostra le colonne trovate (puoi correggerle con i menu a tendina) e importa. Reimportare lo stesso file non crea doppioni.

Modelli pronti: in Dati → Modelli Excel puoi scaricare un file già impostato: l'elenco di tutti i tuoi clienti da compilare con il fatturato, oppure un foglio vuoto per gli ordini. Hanno un foglio «Istruzioni».

Come l'app riconosce un cliente: prima per codice, poi per nome (ignora maiuscole e accenti). Se in un file di ordini trova un cliente che non esiste e il file non ha il comune, non lo crea (per evitare clienti inventati da un errore di battitura): te lo segnala alla fine.

Aggiungere un cliente a mano

Dalla scheda Clienti premi ＋. Scrivi nome, indirizzo, CAP e comune: quando salvi, l'app cerca da sola la posizione sulla mappa. Se non la trova, te lo dice: correggi comune o CAP con Modifica. Senza posizione un cliente non compare né sulla mappa né nei giri (nemmeno nell'elenco del giro a mano).

Le posizioni sulla mappa

«Trova posizioni mancanti» cerca ogni indirizzo su OpenStreetMap (gli invia solo indirizzo e comune). Prima prova con via, CAP e comune; se non riesce, si accontenta del solo comune. In quel caso il punto sulla mappa sta al centro del paese: va bene per i giri, ma non è preciso. Per un indirizzo sbagliato, correggilo dalla scheda del cliente (Modifica): la posizione verrà cercata di nuovo.

7 · Le visite

Dopo ogni visita, dalla scheda Giro (pulsante «Visita» sulla tappa), dalla scheda cliente o dalla scheda Visite, registra: cliente, data, esito (ordine preso / nessun ordine / assente o chiuso), importo se hai preso un ordine, note.

• Se l'esito è «ordine preso» con un importo, l'ordine entra subito nello storico del cliente: fatturato, intervallo e priorità si aggiornano da soli.
• Per le prossime proposte quel cliente viene messo da parte per 21 giorni.
• Il campo «prossima visita» e le note sono un promemoria per te: oggi l'app non li usa per decidere i giri.

8 · Accesso, dati e sincronizzazione

Dove stanno i dati

• Online, nel database dell'app: è la copia principale e condivisa. Chi ha un account vede gli stessi clienti, ordini, visite e giri.
• Su ogni dispositivo, una copia di lavoro: ti permette di usare l'app anche senza rete.

Come funziona la sincronizzazione

• Ogni modifica si salva subito sul dispositivo e poi parte online. Se non c'è rete, resta in coda (in alto compare «☁ N da inviare») e parte da sola appena torna.
• L'app scarica le novità degli altri quando la riapri, quando torni sulla pagina, quando torna la rete e ogni 3 minuti circa. Puoi forzarla con Dati → Sincronizza.
• Se due persone modificano la stessa cosa nello stesso momento, vale l'ultima modifica arrivata.
• Alla prima volta su un dispositivo che ha già dei dati, l'app ti chiede se caricarli online o sostituirli con quelli online: leggi bene la domanda prima di rispondere.

Accessi

• Ogni persona ha email e password proprie. Chi non è stato abilitato non vede nulla.
• Chi è abilitato vede e può modificare tutto: non c'è ancora la distinzione tra «solo lettura» e «modifica».
• Dati → Esci disconnette e cancella la copia locale dei dati sul dispositivo (restano online): consigliato se il telefono è condiviso.

Backup

Scarica backup salva tutto in un file. Ripristina lo rimette, ma sostituisce i dati di tutti, online compresi. Cancella tutto funziona allo stesso modo. Usali con attenzione e fai un backup ogni tanto.

9 · Cose da sapere

• La qualità dei giri dipende dai dati. Senza date degli ordini la frequenza è una stima; senza posizione un cliente non entra nei giri; con dati vecchi (fermi a mesi fa) quasi tutti risultano «in ritardo» o «dormienti».
• Le classi A/B/C si calcolano sul totale dei clienti caricati: se aggiungi molti clienti piccoli, quelli medi possono cambiare classe.
• I km su strada arrivano da un servizio gratuito: se un giorno è lento o non risponde, l'app usa la stima in linea d'aria e lo scrive.
• La ricerca delle posizioni trova a volte il comune sbagliato se l'indirizzo è incompleto o ha un errore: controlla i clienti importanti sulla mappa.
• Non ci sono pedaggi, pernottamenti, orari di apertura dei negozi o giorni di chiusura: sono scelte che restano a te.

10 · Domande frequenti

Un cliente che conosco non compare nella proposta. Perché?

Controlla nell'ordine: ha una posizione sulla mappa? La priorità è almeno 25? È stato visitato negli ultimi 21 giorni, o è già in un giro pianificato? Rientra nei filtri di classe e provincia? Sta nei limiti di km e ore della giornata?

Un cliente è «dormiente» ma ha ordinato la settimana scorsa.

Manca l'ordine nei dati: aggiungilo dalla scheda cliente («Aggiungi ordine») o importa il file aggiornato.

I km mi sembrano troppi / pochi.

Guarda se accanto c'è «(su strada)» o «(linea d'aria +25%)». Premi «Km reali» sul giorno per ricalcolarlo come percorso unico.

Ho sbagliato a pianificare un giro.

Se basta cambiare qualche tappa, premi «Modifica» sul giorno (5.7). Per annullarlo del tutto premi «Elimina»: i clienti tornano disponibili per le nuove proposte.

Non vedo i dati caricati da un collega.

Premi Dati → Sincronizza e controlla che in alto compaia «☁ sincronizzato». Se hai appena fatto «Esci», riaccedi.

Ho sbagliato password.

Chiedi a chi gestisce l'app di impostarne una nuova. Una volta dentro, puoi sceglierne una tua da Dati → Cambia password.

11 · Parole usate

Priorità

Punteggio da 0 a 100 che dice quanto conviene visitare un cliente adesso.

Classe A / B / C

Divisione dei clienti per importanza: A = i più importanti (80% del fatturato), C = i meno.

Intervallo tipico

Ogni quanti giorni, di solito, quel cliente ordina.

Ritardo

Quanti giorni sono passati oltre la data in cui ci si aspettava un nuovo ordine.

Dormiente

Cliente che non ordina da molto più del suo solito (e da oltre 400 giorni).

Riepilogo

File con un solo totale per cliente invece di un ordine per riga.

Pianificare

Salvare un giorno di giro a una data: i suoi clienti non vengono riproposti.

Sincronizzare

Allineare i dati del dispositivo con quelli online.

Linea d'aria

Distanza in linea retta tra due punti, senza seguire le strade.

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